手帳2冊使いの使い分け

週の会議や移動を時間順に置くなら、24時間の週間バーチカルを持つジブン手帳DIARY。2冊目のMDノートダイアリーは、記録したい日に日付を書いて使う385ページの自由記録欄があり、会議の決定事項や文章を長く残す用途に合います。

MDのA5は約587g、厚さ23mm。予定帳だけを持ち歩き、記録用のMDを机に置く使い分けなら、移動時の荷物にこの1冊を加えずに済みます。

ジブン手帳の週間欄には、開始時刻と所要時間、移動の空きを残せます。長い議事メモを別冊へ分ければ、週のどこが空いているかを予定欄で追えるまま、会議の内容を記録用ノートに続けられます。

9〜10時の会議の後に、10〜10時半の移動がある例なら、予定欄には両方の時間帯が必要です。会議の終了時刻まで書くと、次の予定までの間隔も残せます。決定事項や発言の記録は2冊目へ分け、週間欄には日時と参照先を短く残します。

予定帳と記録用ノートに分ける使い方では、会議が月曜9時から火曜10時へ移った場合、日時の修正先は予定帳だけです。記録用ノートには会議日と議題・決定事項を残し、新しく決まった締切だけを予定帳へ加えます。

MDの自由記録欄は、ページの左側が8〜24時の時間軸、右側が自由記入欄です。2冊目を会議メモにする用途では、記録した会議の日時と本文を同じページに残せます。

記録用ノートのページに番号を付け、予定帳には「火曜10:00 定例会議／メモp.42」のように参照先を残せます。2冊目の表題にも開催日と議題があれば、同じ週に似た会議が続いても、予定から該当ページへ戻れます。

議題が次の会議へ続く場合は、元の記録に「続きはp.47」、新しい記録に「p.42の続き」と書く方法があります。会議の記録そのものを新しいページへ写さず、前後のページをつなぐ使い方です。

予定帳だけを持ち出した日に急な打ち合わせが入ったら、余白へ日時・議題・決定事項を短く残す方法があります。長い議事録や図をその場で残す日は、記録用の2冊目も持ち歩きます。

一時メモから記録用ノートへ残す内容は、決定事項、資料の参照先、次の作業です。予定帳の元メモに「p.42へ整理」と書けば、元の走り書きを残したまま、整理後の記録へ戻れます。新しい締切は予定帳の日付欄へ記入します。

仕事用は職場に置き、私用は持ち歩くなど、両方を日付入りの予定帳にする使い分けもあります。仕事用には会議名、私用には予約先や持ち物を書き、もう一方には「予定あり」「不在」と開始・終了時刻だけを残します。

退勤18時・移動30分なら、私用の予定帳でも18時30分までが空けられない時間帯です。18時15分の予約とは重なります。仕事の会議が19時まで延びたら、私用側も移動を含めた19時30分までへ直す記入例になります。

新しい予定を入れる前と、日時が変わったときに、もう一方の空き時間を合わせます。予定帳と記録用ノートに分ける方法に比べ、修正する箇所が増えます。会社で保管する記録と持ち出す予定帳の範囲は、職場の規程に従います。

未完了の作業に提出日時がある場合は、翌週の予定帳にその締切を残します。まだ日を決めていない企画案は、記録用ノートの該当ページを参照先にできます。予定が確定した作業と、考えを続けるメモで戻す先が分かれます。

大きな作業名を毎週写しているなら、次に着手する内容を短く分ける方法があります。「企画案を完成」から「水曜に30分、見出し案を出す」へ予定を具体化し、案の本文は2冊目へ残す記入例です。

予定とメモが1冊の欄に収まるなら1冊で足ります。長い記録や資料メモが収まらない場合は、別冊ノートに分けられます。